為進(jìn)一步規(guī)范合同管理流程，防范經(jīng)營法律風(fēng)險，夯實(shí)企業(yè)內(nèi)控管理基礎(chǔ)，近日，欣塑公司全面啟動合同專項(xiàng)自查行動，聚焦“全面排查、精準(zhǔn)整改、長效鞏固”三個關(guān)鍵環(huán)節(jié)，推動合同管理工作向標(biāo)準(zhǔn)化、精細(xì)化、規(guī)范化邁進(jìn)。
全面排查：靶向發(fā)力摸清管理“家底”
此次自查行動由公司綜合管理部牽頭，聯(lián)合采購、銷售、財務(wù)等業(yè)務(wù)部門，組建專項(xiàng)工作小組，構(gòu)建“部門自查+交叉復(fù)核+綜合部終審”的三級核查體系。工作小組緊扣合同管理要點(diǎn)，制定涵蓋主體資質(zhì)、條款合規(guī)、履約跟蹤、檔案歸檔四大維度的自查清單，對近一年來簽訂的240余份合同進(jìn)行“地毯式”梳理。核查過程中，工作人員逐份審閱合同文本，重點(diǎn)核驗(yàn)合作方營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等證明文件的有效性，細(xì)致排查價款支付、違約責(zé)任、爭議解決等關(guān)鍵條款的嚴(yán)謹(jǐn)性，同步對照履約臺賬核查合同執(zhí)行進(jìn)度。經(jīng)全面梳理，共梳理出合同條款表述模糊、履約記錄不完整、歸檔材料缺失等3項(xiàng)問題，建立問題臺賬，明確責(zé)任部門與整改時限，確保排查工作不留死角、不漏盲區(qū)。
精準(zhǔn)整改：對癥下藥破解管理“痛點(diǎn)”
針對自查發(fā)現(xiàn)的問題，該公司第一時間召開合同管理整改推進(jìn)會，堅持“一問題一方案”的原則，靶向施策推動整改落實(shí)。針對采購合同中“質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)”表述不清的問題，綜合管理部聯(lián)合物資采購部、生產(chǎn)管理部對標(biāo)行業(yè)規(guī)范，細(xì)化量化指標(biāo)、明確承擔(dān)責(zé)任，從源頭規(guī)避質(zhì)量糾紛；針對銷售合同履約記錄僅存紙質(zhì)臺賬、查閱不便的問題，該公司快速搭建合同履約電子管理模塊，實(shí)現(xiàn)合同簽訂、發(fā)貨、回款等信息的實(shí)時錄入與動態(tài)跟蹤，提升臺賬管理效率；針對合同歸檔缺少審批附件的問題，要求相關(guān)部門立即補(bǔ)全相關(guān)材料，建立“合同文本+審批單據(jù)+履約憑證”三位一體的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，安排專人負(fù)責(zé)檔案保管與借閱登記。同時組織開展合同管理專題培訓(xùn)，結(jié)合典型案例講解風(fēng)險識別與防范技巧，切實(shí)提升業(yè)務(wù)人員的合規(guī)意識與實(shí)操能力。
長效鞏固：建章立制織密管理“防線”
此次合同自查工作不僅是對現(xiàn)有合同管理工作的一次全面“體檢”，更是完善管理體系、提升風(fēng)控能力的重要契機(jī)。為鞏固自查整改成果，該公司立足長遠(yuǎn)，著力構(gòu)建合同管理長效機(jī)制，推動管理效能持續(xù)提升。建立月度巡檢機(jī)制，由綜合管理部聯(lián)合業(yè)務(wù)部門每月抽取10%的在執(zhí)行合同開展合規(guī)性與履約進(jìn)度抽查，形成巡檢報告通報整改；搭建常態(tài)化培訓(xùn)體系，將合同管理知識納入新員工入職必修課，每季度組織一次專項(xiàng)培訓(xùn)，結(jié)合最新案例更新培訓(xùn)內(nèi)容。此外，公司還將持續(xù)優(yōu)化合同電子管理系統(tǒng)，增設(shè)逾期履約、付款節(jié)點(diǎn)等風(fēng)險預(yù)警功能，實(shí)現(xiàn)合同周期動態(tài)化、智能化管理，以規(guī)范高效的內(nèi)控管理為公司高質(zhì)量發(fā)展保駕護(hù)航。
